| Deltaker:
|
Steg:
|
Aktivitet:
|
|
|
|
|
|
|
|
MØTEKALENDER
|
|
Politisk administrasjon/
politisk sekretariat
|
1
|
Møteplan for kommunestyret og formannskapet opprettes to ganger i året, en for hvert halvår. Det er ordfører som oppretter planen, deretter meldes møteplanen opp til kommunestyret. Når møteplanen er godkjent arkiveres den i Acos Websak og legges til innsyn på hjemmesiden.
|
|
|
|
|
| Saksbehandler
|
|
Saksbehandler må gjøres oppmerksom på tidsfristene som gjelder for oppmelding av saker.
|
|
|
|
|
|
|
|
SAKSFRAMLEGG
|
| Arkiv
|
2
|
Gjennom sine funksjoner med registrering av post, skal arkivet se til at saksbehandlerne får den dokumentasjon og informasjon de trenger for å skrive og forberede saker til behandling i politiske utvalg.
|
|
|
|
|
| Saksbehandler
|
3
|
Saksbehandler oppretter et saksfremlegg i saken, saken skal være arkivert i Acos Websak.
Saksframlegget skal bestå av saksopplysning og en innstilling med forslag til vedtak.
Innstillingen med forslag til vedtak skal være utformet slik at den kan følge saken til den er ferdig behandlet i alle politiske utvalg som saken skal opp i.
|
|
|
|
|
| Saksbehandler/rådmann
|
4
|
Når saken er ferdig utredet er det saksbehandlers ansvar å sende saken til godkjenning hos rådmannen, dette gjelder også referatsaker og orienteringssaker.
|
|
|
|
|
| Politisk sekretariat
|
5
|
På bakgrunn av de sakene som saksbehandler har meldt opp til utvalgsbehandling i Acos Websak lager politisk sekretariat en møteinnkalling som inneholder en sakliste. Dette dokumentet genereres i Acos Møte. Saklisten settes opp i samarbeid med aktuell utvalgsleder eller rådmann.
|
|
|
|
|
| Politisk sekretariat
|
6
|
Politisk sekretariat ferdigstiller møteinnkallingen til nytt møte med alle saksframlegg og vedlegg og sørger for at innkallingen blir sendt elektronisk til utvalgets politikere. Innkalling, saksframlegg m/vedlegg og protokoll blir lagt ut på kommunen sin hjemmeside for innsyn.
|
|
|
|
|
| Politisk sekretariat
|
7
|
Politisk sekretariat sender ut tilleggssaksliste til utvalgets politikere, dersom det er nødvendig.
|
|
|
|
|
|
|
|
MØTEPROTOKOLL OG MØTEBOK
|
| Politisk sekretariat
|
8
|
Politisk sekretariat skriver protokoll i Acos Møte. Den endelige møteprotokollen blir laget i/ etter møtet på grunnlag av føringer gjort i møtet. Protokollen sende til godkjenning til aktuelle utvalgsledere og/eller rådmann. Behandling og vedtak blir automatisk påført saksframleggene i Acos Møte, etter at møteprotokollen er godkjent.
|
|
|
|
|
| Politisk sekretariat
|
9
|
Når sakene er ferdig behandlet i alle utvalg skal det sendes ut melding om vedtak.
|
|
|
|
|
| Arkiv
|
10
|
Arkivet journalfører saksframlegg ved avslutting av sak i Acos Websak.
|
|
|
|
|
|
|
|
BEHANDLING OG OPPBEVARING AV MØTEPROTOKOLLER
|
| Politisk sekretariat
|
11
|
Møteprotokoller produseres i Acos Møte, deretter arkiveres de automatisk i Acos Websak.
|
|
|
|
|
