Arkivforskriften fastsetter i § 9 plikt til å føre journal. I journalen føres all sakspost, også den som er unntatt offentlighet. Derfor skal journalen kun være tilgjengelig for autoriserte brukere.

For at all sakspost skal fanges opp i journalen er det vesentlig at saksbehandling ikke foregår via tekstbehandlingsprogrammer eller e-post. All saksbehandling skal derfor foregå enten i sak-/arkivsystemet eller i fagsystemer. Hensikten med ensartede rutiner og felles saksbehandlingssystem er at alle dokumenter som tilhører samme sak skal være samlet og tilgjengelig i kommunearkivet.