Kontroll av ferdigstilte saker og journalposter

Arkivtjenesten søker opp nye saker og journalposter med status F, og kontrollerer at disse har riktig offentlighetsvurdering, tilknytning til arkivdel, sak og arkivkode.

Kontroll av skanning

Etter hvert som dokumentene skannes skal det kontrolleres at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert, at alle sider er kommet med på hvert dokument, at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet, at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger. Etter skanning skal papirdokumentene fordeles til enten:
- Papirarkiv
- Makuleres
- Papiravfall

Kontroll av konvertering

Arkivansvarlig må jevnlig kontrollere at konvertering fra produksjonsformat til arkivformat har vært vellykket. Dette gjøres ved å søke på journalposter med status J for eldre dokumenttyper og kontrollere ikonet foran dokumentet. Ved feil varsles systemansvarlig.

Kontroll av offentlig journal

Kontroll forut for publisering av offentlig journal går over flere faser: Umiddelbar offentlighetsvurdering ved registrering. Saksbehandler vurderer om foreliggende offentlighetsvurdering opprettholdes. Arkivtjenesten etterprøver offentlighetsvurdering i ferdigstilte dokumenter. Arkivtjenesten korrekturleser postjournalen før og etter publisering.